تعرف على نظام الدفاتر التجارية في السعودية ولائحته وأهميته

نظام الدفاتر التجارية في المملكة العربية السعودية هو جزء أساسي من المنظومة القانونية التي تنظم كيفية إدارة السجلات المالية والتجارية للأشخاص والشركات، ويعتبر هذا النظام من أهم الأنظمة في المملكة العربية السعودية لأن التجارة هي أحد الأعمدة الأساسية التي يقوم عليها الاقتصاد السعودي، وتعتبر عوامل الشفافية والدقة في إدارة العمليات التجارية عوامل مهمة لنجاح أي نشاط اقتصادي ومن هذا المنطلق جاء نظام الدفاتر التجارية كإطار قانوني وتنظيمي يلزم التجار والشركات بتوثيق معاملاتهم المالية والتجارية بشكل منظم ودقيق، ويهدف هذا النظام إلى تعزيز الثقة بين التجار والعملاء، وضمان الامتثال للأنظمة المالية والضريبية، وفي هذا المقال سنتعرف على نظام الدفاتر التجاري في المملكة ولائحته التنفيذية، ومدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية، وأهميتها، والإجابة على ما تيسر من الأسئلة التي تأتي في أذهان التجار وأصحاب الشركات فيما يتعلق بهذا النظام.

نظام الدفاتر التجارية

قبل الخوض في كل ما يتعلق بنظام الدفاتر التجارية يجدر بنا بداية التعرف على ما هو نظام الدفاتر التجارية، فهو إطار قانوني وتنظيمي يلزم التجار وأصحاب الشركات بتسجيل كافة المعاملات التجارية والمالية في دفاتر موثقة، ويشمل النظام العديد من الأحكام، فقد جاء في النظام ما هو الذي يجب قيده في هذه الدفاتر، وتحديد مدة الاحتفاظ بهذه الدفاتر لدى التاجر، وقد نصت المادة الأولى من النظام على التالي:-

” يجب على كل تاجر أن يمسك الدفاتر التجارية التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وبيان ماله من حقوق وما عليه من التزامات متعلقة بتجارته، ويجب أن تكون هذه الدفاتر منتظمة وباللغة العربية، ويجب أن يمسك على الأقل الدفاتر الآتية:-

• دفتر اليومية الأصلي.
• دفتر الجرد.
• الدفتر الاستاذ العام.

ويعفى من مسك هذه الدفاتر التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال سعودي”.

وحدد النظام أيضًا كل دفتر من هذه الدفاتر وما يجب أن يقيد في كل دفتر على حده.

• فذكرت المادة الثالثة من النظام ما يتم قيده في دفتر اليومية الأصلي وهو ما يلي:-
  • جميع العمليات المالية التي يقوم بها التاجر.
  • مسحوبات التاجر الشخصية.

وحدد النظام في نفس المادة أن هذا القيد يجب أن يتم يومًا بيوم بالتفصيل باستثناء المسحوبات الشخصية التي يمكن أن تقيد إجمالاً شهرًا بشهر، كما أنه يجوز للتاجر أن يستعمل دفاتر يومية تساعده لإثبات تفاصيل الأنواع المختلفة من العمليات المالية، وفي هذه الحالة يكتفي بتقييد إجمالي العمليات في دفتر اليومية الأصلي في فترات منتظمة من واقع هذه الدفاتر، وإذا لم يتبع التاجر هذا الإجراء اعتبر كل دفتر مساعد دفترًا أصليًّا.

• أما بالنسبة لما يقيد في دفتر الجرد جاءت به المادة الرابعة من نظام الدفاتر التجارية، وهو ما يلي:-
  • تفاصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر في آخر سنته المالية.
  • أو بيان إجمالي عنها إذا كانت تفاصيلها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة، وفي هذه الحالة تعتبر هذه الدفاتر أو القوائم جزءًا متممًا  للدفتر المذكور.
  • ويقيد أيضًا في دفتر الجرد صورة من قائمة المركز المالي للتاجر في كل سنة في حال لم تقيد في دفتر آخر.
• وفي دفتر الأستاذ العام يقيد ما يلي وفقًا لما جاء في المادة الخامسة:-
  • العمليات المالية ذات الطبيعة الواحدة من دفتر اليومية، بحيث يمكن استخلاص نتيجة كل حساب على حده بسهولة في أي وقت.

اقرأ أيضًا: محامي ضرائب في جدة – شركة إتقان المتميزة للمحاماة والاستشارات القانونية 0541110440

لائحة نظام الدفاتر التجارية

تحدد لائحة نظام الدفاتر التجارية السعودي القواعد والإجراءات التي يجب على التجار وأصحاب الشركات الالتزام بها عند إعداد سجلاتهم التجارية، وتتضمن اللائحة تفاصيل حول أنواع الدفاتر المطلوبة، مثل دفتر اليومية الأصلي، و دفتر الجرد، و دفتر الأستاذ العام، بالإضافة إلى المعايير الواجب إتباعها لضمان صحة ودقة البيانات المسجلة، وتنص اللائحة على ضرورة الاحتفاظ بالدفاتر للمدة التي ذكرها النظام وتشمل أحكاماً تتعلق بتنظيم عمليات الفحص والمراجعة من الجهات المختصة، وكذلك تشمل العقوبات المترتبة على الإخلال بمتطلبات النظام، مما يعكس أهمية الالتزام بالقواعد والقوانين لضمان الشفافية والامتثال القانوني في بيئة الأعمال.

ما هي الدفاتر التجارية؟

الدفاتر التجارية في المملكة العربية السعودية هي سجلات إلزامية يتم طلب فيها من التجار وأصحاب الشركات الاحتفاظ بها لتوثيق كافة معاملاتهم المالية والتجارية، وتشمل هذه الدفاتر دفتر اليومية ويتم تسجيل فيه العمليات اليومية مثل المبيعات والمشتريات وهكذا، ودفتر الأستاذ العام ويشمل الحسابات التفصيلية لكل معاملة، بجانب دفتر الجرد والذي يشمل ويوضح تفاصيل المخزون و الممتلكات بشكل دوري، وتهدف هذه الدفاتر إلى تنظيم العمليات التجارية وضمان سيرها بشكل صحيح وقانوني.

تعرف على: نظام الأوراق التجارية الجديد وشرحه و3 من أبرز أنواعه

مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية

ويسأل الكثير من التجار وأصحاب الأعمال والشركات عن المدة التي حددها النظام للاحتفاظ بالدفاتر التجارية، ويجب على كل التجار أيا كان نوع التجارة التي يمارسونها إنشاء دفاتر تجارية ومعرفة المدة التي يجب عليهم الاحتفاظ بهذه الدفاتر، ووفقًا لما جاء في النظام المادة الثامنة أنه:-

“على التاجر وورثته الاحتفاظ بالدفاتر المنصوص عليها في هذا النظام، والمراسلات، والمستندات المشار إليها في المادة السادسة مدة عشر سنوات على الأقل.”

ومن الطبيعي أن يأتي إلى أذهانكم سؤال ما هي المراسلات والمستندات المذكورة في المادة السادسة ؟!

فإليك عزيزي القارئ الإجابة:-

يجب على التاجر أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته الصادرة منه والواردة إليه، ويكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها مراجعة القيود الحسابية وتكفل عند اللزوم التحقق من الأرباح والخسائر.

أهمية الدفاتر التجارية

تلعب الدفاتر التجارية دورًا مهمًا في تعزيز التنظيم والشفافية في الأنشطة التجارية داخل المملكة العربية السعودية، فهي توفر قاعدة بيانات دقيقة وشاملة للمعاملات المالية والتجارية، مما يساعد التجار وأصحاب الشركات على إدارة أعمالهم بكفاءة عالية، وتتمثل أهمية الدفاتر التجارية في:-

• توثيق العمليات التجارية والمالية.
• الامتثال القانوني للأنظمة واللوائح السعودية.
• تسهيل المراجعات والتدقيق على التجار وغيرهم من جهات مختصة.
• تعزيز الشفافية والثقة بين التجار والعملاء.
• تسهيل اتخاذ القرارات المالية.

وفي ختام مقالنا يعد نظام الدفاتر التجارية أحد الركائز الأساسية لتنظيم الأنشطة التجارية وضمان امتثالها للقواعد والقوانين التي وضعتها المملكة العربية السعودية، ويضمن امتثالهم لهذه القوانين من خلال إلزام التجار وأصحاب الشركات بتوثيق معاملاتهم المالية بدقة واحتفاظهم  بهذه السجلات لفترة محددة وهي عشر سنوات على الأقل.

أسئلة شائعة